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行政事務管理解決方案

在企業發展壯大的過程中,行政管理工作發揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門,確保前線工作者可以無后顧之憂地往前沖刺。行政管理主要有管理、協調、服務三大功能。管理是主干,協調是核心,服務是根本。總而言之,行政管理的實質是服務。

企業的行政管理體系可以說是企業的中樞神經系統,它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作,其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面的一個完整的系統或網絡。它的作用就是承擔著企業的全部行政管理工作,推動和保證著企業的研發、生產、市場、銷售等幾大業務順利、有效地進行并確保相互之間的協調。

如何全面提升行政工作?首先,必須加強服務意識。服務意識增強是做好行政工作的基礎。和其它工作比較起來,行政工作更需要強化服務意識,努力提高服務水平。因為,行政工作的價值和意義就在于為全公司提供保障和服務,這也是行政部門之所以存在的價值。其次,實施規范化管理,通過制度、流程和表單來實現行政工作的有序開展。

綜上所述,通過辦公自動化的方式實現行政管理是最有效和必不可少的途徑。它可以實現廣泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業內部人員能夠方便快捷地共享信息,高效地協同辦公,從而達到提高行政效率的目的。

方案與框架

行政辦公管理是現在成功企業有效運作的有力保障,其內容就是對辦公室所構成的如車輛、辦公用品、機器設備、會議室和各種流程審批等日常辦公事務進行計劃、組織、指揮和控制的活動,其目的在于實現包括制定計劃、合理分配、組織實施、指揮協調、監督控制諸環節在內的整個過程的總體目標優化。做好行政辦公管理工作,能夠有效地提高辦公室運作效率,最大限度地發揮行政辦公的作用實現辦公室自動化的工作目的。

致遠行政事務管理解決方案主要從行政行為的角度出發,對行政權力進行綜合的管理,通過工作流程管理機制規范行政行為,通過車輛管理、耗品管理、設備管理、會議管理等來統一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務,實現客戶價值的最大化。

行政管理應用框架圖

功能與???/span>

流程審批:

流程審批是制度化剛性流程的具體應用。企業在經營和成長過程中,逐步會沉淀下很多規章制度,其中包括各種紙質表單、流程規范、數據規范、崗位說明、權限等,制度的形成、推廣和優化過程,也是規范員工行為的過程,是實現內部協作分工的過程、是規范崗位操作、從人治向法制逐步進步的過程。

但是逐步累積起來的制度和規范汗牛充棟,員工根本沒有辦法完全學習和掌握;規章制度的優化和調整后,很難實時的將最新版本傳達到每位員工,因此制度的形成、推廣和優化過程難度很高,使得制度不能有效落地,大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等頻繁使用的制度。

通過工作流的實施和應用,可以幫助企業規章制度和管理規范有效落地。

行政管理中涉及到的流程審批應用,如票務預訂、會議的發起及會議室的預定、信息發布審批流程、車輛申請流程、印章使用流程等,通過電子化的工作流程簡化了之前流程人工復雜的審批過程,只需要發起相應的流程、根據表單填寫好內容就可以按照設計好的流程圖進行一步步向下流轉直到流程審批結束,大大的提高了行政辦公的效率。

流程審批在易用性方面,通過個性化授權,可以將常用的流程推送的個人門戶,方便調用;通過制度、表單和流程的集成,可以使得員工通過流程免除學習和培訓,輕松掌握和運用企業的制度;

在用戶體驗方面,提供了從設計、應用、維護到門戶展現全程的圖形化自定義,通過自定義規范、自定義表單、自定義流程、實現企業流程地圖的輕松設計;

在工作流的適用性上,不但可以做到表單樣式的靈活設計,還可以在表單中實現字段計算、合計、二維表等特殊應用;不但支持流程的剛性規范,還可以支持流程根據職務、天數、金額、字段等各種條件進行流程走向判斷;不但支持表單流程的集成,還支持同一流程在不同節點展現不同的表單,支持子流程觸發技術。

會議管理:

行政辦公基礎管理工作中,最常用的管理手段就是會議,通過會議完成政策的上傳下達、工作布置、統一思想、群策群力等任務,但是會議組織、會議過程、會議執行等不同的階段往往存在種種原因,導致會議沖突、會而不議、議而不決、決而不行,從而嚴重影響了會議的效率和效能。因此通過會議管理的應用,可以有效地提高會議室管理、會議服務管理、會議組織管理、會議議程管理、會議決議管理的效率。

會議通知

會議室預定

車輛管理:

企業擁有一定數量的車輛,車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息,有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況,提高工作效率,使企業車輛管理更加科學、更加規范。

車輛申請

行政資產管理:

在行政辦公中,廣義的資產泛指所有用于辦公室工作的設備和器具,這些設備和器具在其它領域也被廣泛應用,包括電話、小型服務器、計算器等。狹義的概念則指多用于辦公室處理文件的設備,如傳真機、打印機、復印機、投影儀、掃描儀等,還有臺式計算機、筆記本、考勤機、裝訂機等。

資產申購審批

資產管理主要針對企業的辦公設備信息進行登記、申請和審核、資產維保及資產統計等。

資產信息錄入

耗品管理:

耗品管理主要對各企業內部的辦公用品進行采購、領用管理,對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。方便對各種物品的采購入庫、領用登記,歸還登記的統一管理,提高管理的效率。

耗品登記

日常辦公:

行政部的日常辦公涉及到為公司員工進行票務預訂,當出差人數、頻數增多時,勢必會對行政人員帶來很大困擾,因此,致遠與攜程攜手,為企業提供工作及差旅的統一業務管理入口,通過攜程商旅的優質商旅服務產品最終實現業務落地的一站式的平臺與服務。

員工出差申請

員工在使用印章前填寫申請,注明所用印章類別、所屬單位、用印文件、用途等,經審批后由相應印章管理人員處理并記錄實際印章使用的情況。注,凡是在流程結束后需要進行印章使用的,均可以由系統自動發起印章使用流程,并且將相應審批流程嵌入到印章使用中供印章管理人員查詢;同時對于已完成相應審批(如合同審批)的印章使用流程,可簡化流程操作,直接送達印章管理人員處理即可,從而避免重復審批提高工作效率。

印章管理

證件管理對于部分需要資質和證件才能開展生產經營活動的行業(如建筑業)而言,是企業生存的前提和必要條件。因此,通過軟件對證件進行精準化和可操作化管理成為了這些企業的提高證件規范化和有序化管理的重要手段。

證件明細管理

方案價值

致遠行政事務管理,就是通過系統的協同和自動化,使原本繁雜的行政工作變得簡單輕松。針對行政管理事務多而雜的特點,如何幫助行政人員快速整合并高效率的實現管理,是致遠行政事務管理解決方案的價值所在。

會議管理:通過集中的會議室展現和管理等,實現會議資源的合理利用。

車輛管理:首先對車輛進行登記,在管理時,通過車輛維修、保養、年檢、保險等全方位的流程運營,實現精細化管理,保障車輛的合理安排和使用,同時做到每一次出車有記錄可查。

行政資產管理:通過流程驅動實現資產的采購、領用、歸還等。采購和領用完成,資產信息實現同步增減。資產的庫存和使用明細,行政人員實時掌握,資產情況一目了然。同時可落實資產管理責任,工作流與審批流無縫融入到具體事務的管理中,方便快捷、高效高質。

耗品管理:通過致遠行政事務管理應用可輕松實現辦公用品的查詢、采購和領用等。填寫領用申請單時,只需下拉選擇,物品和對應庫存實時展現,并支持模糊查詢,輔助用戶填單,大幅節省辦公時間。

證照和印章管理:實行統一登記和專人管理各種證照和印章,通過流程審批借用、使用和歸還等操作。規范使用并可追溯,減少和規避經營風險。

名片印制申請、行政接待管理、行政維修申請等,通過審批實現了行政事務的辦公自動化,提高了行政人員日常辦公效率。

致遠行政事務管理依靠以上??槔粗С牌笠檔男姓擻?。同時平臺支持移動辦公,可通過手機完成下單、審批等操作,加速企業辦公和協作,使行政辦公更輕松,業務支撐快人一步。

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