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合同管理解決方案

致遠互聯合同管理??榭梢云ヅ淦笠檔畝嘀志J?,對企業業務涉及到的所有合同進行一體化管理,聯合平臺的采購管理??楹涂突Ч叵倒芾砟??,配合打通從采購、生產到銷售的合同管理通路,實現全過程管控,并且通過泛組織模型、門戶和權限設計,將管理的觸腳延伸至供應商和客戶。提高合同審核的效率,加強執行和管控,規避合同糾紛導致的法律風險。

其價值體現在以下幾個方面:

合同訂立:合同擬定的起因可追溯,信息可關聯,特別是針對采購合同,避免了盲目采購,盲目簽約的情況發生。

合同執行:合同執行智能預警,避免人工失誤導致產生合同糾紛。合同關聯業務協作開展,提高執行效率。

合同變更:業務的開展需要合同與之匹配,頻繁的變更能夠得到監管和監控,避免隨意性和不采納意見。

統一平臺:平臺統一才能實現業務的合同歸口,統一管理思想和辦法。

臺賬分析:提供及時、準確,口徑一致的合同臺賬,提高信息質量。

合同管理方案概述

  • 方案背景

    合同管理是企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。

    企業的經濟往來,主要是通過合同形式進行的,因此,企業必須十分重視合同管理。合同管理是企業的一種自我管理行為,是企業生產經營管理的一個重要組成部分,它涉及到企業生產經營活動的方方面面。是一項綜合性的工作,能否有效的管理好合同,是現代企業經營管理成敗的一個重要因素。

    整體來看,合同管理包括三部分內容:采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。

    (1)采購合同是企業(供方)與分供方,經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件。采購方合同一般包括:商品品種、規格、數量,商品質量、價款和酬金,履行地點、期限和方式,違約責任,合同附則與簽署等。

    (2)銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業產品(或商品)而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關系,又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。

    (3)其它合同管理:其他合同管理包括了采購與銷售相關的按照計劃自動產生的相關收付款合同,實時對接財務。同時還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產生的相關合同管理,形成合同管理的歸口,便于查詢、匯總與統計。

    因為合同管理融合在很多業務管理當中,所以合同管理需更加開放,提供與多個業務管理系統的接口,便于流程與數據打通,是一項復雜的業務管理工作。

  • 管理難點

    合同產生在合同管理的前期階段,在這一階段企業往往比較重視,一旦合同簽訂了,施工任務到手了,合同權利義務確定了,一些企業往往就把合同拋之腦后了,甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程,而僅僅把它看成是生產過程的一部分。因此,企業合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。

    歸納起來,企業合同管理過程當中經?;嵊黽韻攣侍猓?

    1.合同流程執行不合乎規范,疏于監督,導致漏審和相關資料不完善,帶來了法律風險。

    2.通過紙質形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便,信息及時性差。

    3.合同執行周期長,涉及的人員、崗位和流程多,容易造成管理者監管難度加大。

    4.合同履行過程中,涉及多次的收付款,如果沒有提醒,經常造成跟蹤難,票據與收付階段難以應付,造成違約風險。

    5.客戶關系、訂單、采購訂單、收付款等關聯業務眾多,涉及的機構可能是客戶、企業內部各個部門或者是供應商,因此工作協同復雜困難,造成斷層。

    總之,合同管理是個關聯復雜,時間周期長的重要工作,需要通過一種信息化手段去解決。

  • 管理目標

    規范化、標準化數據:通過合同管理系統實現數據的規范化,確保合同執行規范,保證市場數據和財務數據可關聯,為合同管理和市場提供分析依據基礎。

    固化、標準化審批流程:固化合同管理流程,實現合同管理的規范化、標準化,通過各個環節有效管控,增強執行力。

    協同一體化管控:企業內部實現從采購到銷售的一體化,組織間實現企業上下游一體化,延伸合同管理觸腳,建立一體化管控體系,適時提醒,避免違約,提高合同執行效率。

    多維度統計:提供多角色、多維度統計分析,滿足各類需求科學決策。

    合同管理??樵詵傻目蚣芟?,可以針對企業對采購和銷售不同的管控需求進行定制化方案部署,實現采購和銷售的一體化打通,支撐以產定銷和以銷定產的經營模式,在業務一體化基礎上,強化崗位職責落實,加強管控與監管。

合同管理方案功能

  • 采購合同訂立與執行
  • 銷售合同訂立與執行
  • 合同變更

采購合同管理主要從采購部門對供應商的采購尋源發起,通過招標、詢價、競價、邀標等方式尋找到合適供應商后,就進入了采購合同訂立和采購訂單制定階段,后續進行合同履行,將付款計劃與訂單計劃傳遞給財務部門和供應商,實現后續合同的執行工作。


1.開評標管理:

招標管理員根據項目情況,發起技術標、商務標的評審,關聯“招標管控底表”信息,經批準后啟動現場開標程序; 通過現場會議方式,并將評標結果錄入系統。現場評定結果待向有關領導申報后再進行招標結果審批流程。該評標結果信息記錄了產品規格、價格和付款方式等約定,作為合同的信息,記錄并關聯下去。


2.合同評審:

采購項目一旦中標后就進入了訂單和采購合同訂立的階段了,采購部業務員關聯商務評標結果,自動帶出當前中標供應商及相應的投標報價信息,輸入付款階段、付款比例,系統對中標價格及合同總價做控制,這些信息都是在合同履行階段的預警信息。

在合同評審階段,涉及采購部門、需求部門還有法務部門和相關領導,因此合同評審能夠通過流程傳遞至各個崗位職級,聯合審核降低合同訂立的風險。。


3.采購訂單:

采購部業務員根據合同協議,向供應商下采購訂單,此單可作為結算依據。


4.付款管理:

在付款階段,可以有兩種方案:


方案一:與ERP集成

1)采購部業務員辦理付款申請,通過集成ERP系統,發起時直接關聯ERP的基礎檔案及合同管理系統的合同,經審批通過后數據推送到ERP;


2)申請單號、處理標識,系統自動從ERP中獲取。

方案二:非ERP集成,采購部業務員辦理付款申請,關聯采購類合同臺賬,實現單系統的控制。

供應商通過自己的供應商門戶可以了解到付款計劃內,付款事項的進展,及時跟進業務情況。


銷售合同管理的發起來源于客戶與企業銷售的簽約。這部分可以對接協同的客戶關系管理???,也可以通過接口對接ERP的CRM系統。一旦客戶商機轉入簽約階段,客戶的信息就將關聯入銷售合同當中,正式進入合同訂立過程。


1.詢價與投標:

在銷售階段,客戶可能通過詢價的方式來進行所需購買商品的咨詢與報價,另一方面可以通過招投標的方式將商機進行轉化。這些信息在合同訂立的過程中作為合同的基本信息關聯進入系統,避免了信息錄入的誤差。


2.合同訂立:

在合同訂立的過程中,需要填寫合同主體信息,合同產品和服務的信息,以及付款條件和相關約定等。這些信息在合同訂立過程中非常重要,致遠系統支持多種的條件校驗手段,同時通過業務層和管理層的共同審定,降低合同履行風險,形成合同臺賬。


3.銷售訂單:

合同一旦確立,進入合同執行階段,合同訂單自動生成,將信息傳遞給生產或實施部門進行產品或服務的交付。


4.收款管理:

合同臺賬錄入,到按提貨批次計算節點應收款,發起催收通知單,流程清晰明,筆筆一目了然,應收現次實時可見。


5.合同開票:

每次財務收到銷售款項之后,系統自動觸發開票流程,將相關信息自動帶入系統進行審核。


合同管理系統支持多種報表展現形式,能夠根據權限控制合同信息的展現內容,為決策者提供依據,為業務者提供統計和查詢入口。


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